REQUISITOS PARA APOSTILLAR Y VALIDAR DOCUMENTOS

Al planificar un viaje un nuevo país es importante que tengas en orden los documentos necesarios para realizar determinadas acciones en el extranjero de manera legal y para ello está el apostillamiento de documentos. Mediante este artículo, conocerás todo sobre los requisitos para apostillar y validar documentos, te invitamos a seguir leyendo.

Requisitos para apostillar y validar documentos

Cabe destacar en principio que para lograr conseguir apostillar los documentos que necesitas, un enorme porcentaje del trámite se ejecuta vía en línea, por medio de la página de la Cancillería, el cual dispuso un sistema de citas que deberás solicitar y que está utilizable a cualquier hora de lunes a viernes, según el terminal de su número de cédula, siguiendo el orden de 0 y 1, 2 y 3, 4 y 5, 6 y 7, 8 y 9, respectivamente.

El sistema también puede asignar la cita para los últimos días de la semana ya que están habilitados para el día sábado los terminales de las cédulas del 0 al 4, mientras que para el domingo los del 5 al 9. Asimismo, es necesario conocer que dependiendo del tipo de trámite a realizar tendrá que cumplir con unos requisitos para apostillar y validar documentos distintos.

La entrega de los recaudos para la verificación y apostilla se lleva a cabo de manera presencial en la sede del Ministerio del Poder Popular para Relaciones Exteriores (MPPRE), ubicada en la Caracas o a través de sus oficinas habilitadas en algunos Estados para facilitar su tramitación previo el cumplimiento de la legalización por la institución competente.

Requisitos para documentos académicos de educación superior

Para realizar esta apostilla, es requisito poseer los documentos debidamente legalizados por el Sistema que administra los trámites universitarios, como además tener un perfil desarrollado en el sistema de la página del Ministerio de Asuntos Exteriores. Complementariamente, es requisito entender que para legalizar o validar documentos, va a ser primordial entrar al Sistema de Legalizaciones y Apostilla de la Cancillería.

Simultáneamente tener el documento a apostillar al instante de registrarlo en el sistema de Legalización y Apostilla. Después ingresar de manera correcta la información necesitada (número de certificación que emite el GTU y que se visualiza debajo del código de barra), después elegir de forma precisa el tipo de documento. El sistema te va a indicar si tienes que asistir a la cita o si se puede gestionar de manera digital.

Para apostillar y validar documentos de educación básica, media y diversificada

Para la apostilla se piden los documentos validados por el Ministerio de Educación, además de estar inscrito en la página de Legalización y Apostilla de la Cancillería. El desarrollo de validación, por su lado, se lleva a cabo cuando se ingresa al sistema de legalización del órgano público antes citado.

Después ingresar de manera correcta la información requerida (códigos de los documentos, la región didáctica donde se hizo legal el documento, fecha de expedición, elegir el director de la región educativa). El sistema igualmente como en el caso anteriormente explicado va a indicar si hay que asistir a la cita o si se puede gestionar de manera digital.

Requisitos para apostillar a través del SAIME

Entre los recaudos que se debe tener para este procedimiento es disponer de todos los documentos suministrados por el SAIME y al igual que anteriores puntos, tener un usuario en la plataforma de apostillamiento y validación de la Cancillería. Por lo tanto, para realizar los trámites de legalización, es necesario en primer lugar ingresar con su usuario al sistema de Legalización y Apostilla del Ministerio de Exterior.

Complementariamente, es importante poseer cerca el archivo a apostillar al instante de registrarlo en el sistema de Legalización y Apostilla. Después ingresar los datos requeridos (números de certificación, fecha de expedición del documento, número del mismo, organismo emisor y suscriptor). Siempre el sistema te va a indicar si tienes que asistir a la cita o si se puede gestionar de manera digital.

Trámite para documentos del Servicio Autónomo de Registros y Notarías

Para realizar este trámite será necesario disponer de los documentos emitidos por esta institución, al igual que tener una cuenta en la plataforma de apostillamiento y validez de la Cancillería. Para llevar a cabo este proceso, será necesario ingresar al Sistema de Legalizaciones y Apostilla del órgano público encargado de establecer las relaciones internacionales.

Cabe nombrar que, complementariamente, va a ser primordial tener los recaudos a apostillar al instante de registrarlo en el sistema con los datos solicitados (fecha de emisión, organismo emisor, la autoridad firmante, entre otros). Luego, la página va a indicar si va a ser primordial asistir a la cita o si se puede gestionar de manera digital.

Qué es apostillar

Es una validación que es suministrada por el Estado siguiendo los lineamientos de La Haya para autenticar cada uno de los documentos que pueden ser pedidos en el extranjero, con el fin cumplir con las políticas migratorias del otro país para su ingreso o validación. La apostilla tiene como intención principal certificar la autenticidad de la firma que se pueden encontrar en los documentos. En pocas palabras, es un certificado que se agrega a otro para que tenga validez legal cuando se utiliza en otro país.

Es bueno comprender, que todo lo mencionado se inició con la firma del Convenio de La Haya de 1961. De hecho, en el territorio de venezolano esta certificación es realizada por la Cancillería, la cual es un órgano del Poder Ejecutivo venezolano, que tiene como función ordenar, planificar, gestionar y fomentar las reglas del Estado venezolano en el exterior, cumpliendo una secuencia de requisitos para apostillar.

Validación de documentos

Para comenzar estos trámites y comprender los requisitos para apostillar, es requisito hacer en primer lugar la legalización de los documentos frente diferentes instituciones públicas nacionales, una vez alcanzado este desarrollo de Legalización, es que se va a poder gestionar frente la Cancillería el apostillamiento. Es un trámite administrativo, en el cual se le brinda validez, comprobando la veracidad de la firma y la calidad del documento.

Qué documentos se pueden legalizar

Existen un gran número de documentos de los cuales cumpliendo con los requisitos para apostillar, se pueden validar. Todos ellos pueden ser recaudos académicos e incluso personales. De tal modo que, para poder cumplir con los requisitos anteriormente mencionados, se necesitan los siguientes documentos dependiendo del caso.

Documentos universitarios

Uno de los documentos que más se le hace este trámite es el acta de grado, el cual se trata de una validación otorgada por la institución universitaria al solicitante, donde se demuestra que este último consiguió su título. Por otro lado, también se encuentran las cargas académicas, horarias y créditos obtenidos, con ellas el individuo puede enseñar todo el plan de estudio por el cual cursó en ese momento.

Adicionalmente, se puede legalizar las denominadas certificaciones, las cuales como su nombre lo indican, son documentos que dan certeza de cada una de las notas y materias recibidas por la persona en el período académico. Existen diferentes tipos de este interesante documento en cada una de las universidades, sin embargo, a continuación se mencionarán las más comunes:

Certificación de calificaciones.
Certificación de índice, también llamado récord académico.
Certificación de institución de educación universitaria.
Certificación de lugar de promoción, también llamado puesto y rango.
Certificación de pasantía.
Certificación de rotación hospitalaria.
Récord quirúrgico.
Certificación de título.

Por su parte, las constancias son un mecanismo de la administración de la institución de estudios superiores por la cual da información exacta al solicitante de sus datos académicos en la actualidad. Al igual que el anterior documento, existen varios tipos y por tal motivo, a continuación, se mencionan cada una de ellas, las cuales son las más comunes que necesita una persona para cumplir con los requisitos para apostillar y validar documentos:

Constancia de buena conducta.
Constancia de culminación de estudios.
Constancia de egreso.
Constancia de estudios.
Constancia de fondo negro de calificaciones o notas.
Constancia fondo negro de título.
Constancia de malla curricular, pensum, plan de estudios o plan de enseñanza.
Constancia de modalidad de estudios, modalidad de grado o régimen.
Constancia de pasantía.
Constancia de prácticas profesionales.
Constancia de programas o contenido programático.
Constancia de promedio.
Constancia de servicio comunitario.
Constancia de trabajo especial de grado.

A su vez, están los denominados datos, los cuales son muy distintos a los anteriormente mencionados, ya que con ellos se puede dar constancia de la existencia de la propia institución académica en el país. En la actualidad, solo hay un tipo de este documento que los estudiantes o personas interesadas pueden llegar a tramitar para luego realizar sus respetivos trámites en el Ministerio para continuar su proceso en Cancillería, este es: el acta de la institución universitaria.

Otro de los documentos para llevar a cabo la validación en la Cancillería, es el historial. El cual consiste en una descripción de las distintas etapas de estudio que cursó la persona, ya sea en una o en diferentes universidades. Por ejemplo, este tipo de documentos integran algunos tipos, como pueden ser los siguientes:

Historial académico.
Situación académica.
Mención.
Tabla, conversión, equivalencia de calificaciones o notas.

El título en pergamino, es el símbolo y la prueba de mayor respaldo que tiene la persona en demostrar que consiguió cumplir con sus estudios y en recibir por parte de la institución su acreditación como un profesional. Cabe mencionar que, independientemente de los documentos anteriormente mencionados, es importante que cada uno de ellos estén firmados y sellados por la institución académica. Además, hay que tener presente que el proceso de validación o legalización, se lleva a cabo es en el Ministerio de Educación Universitaria.

Dicho lo anterior, es indispensable que además de conseguir los documentos antes mencionados, conocer cuáles son los trámites que se necesitan llevar a cabo para obtener la validación y así, posteriormente cumplir con los requisitos para apostillar y validar documentos. En primer lugar, este proceso se lleva a cabo es en el Ministerio de asuntos universitarios, por medio de su página o sistema llamado GTU, o Sistema de Gestión de Trámites Universitarios.

Para realizar este procedimiento, la persona en cuestión necesita cumplir con unos recaudos, los cuales son: tener una cédula de identidad original más una copia de la misma, así como un certificado de la cita emitida por el sistema del ministerio en físico. También tiene que cumplir con el pago por la revisión de cada uno de los documentos, lo cual se expresa en una cantidad de petros o su equivalente en bolívares, y que se actualiza semanalmente en el portal web de la Cancillería.

Para los casos de personas que se les ha otorgado un poder para accionar en lugar del titular de los documentos, tienen que enseñar el poder notariado al instante de hacer esta diligencia, debe añadir además la copia de la cédula de identidad. El representante solo va a poder hacer dos gestiones por poderdante y solo va a poder tramitar un máximo de diez documentos por su otorgante.

Esto con el objetivo de evadir la multiplicación de los apoderados. Adicionalmente, es importante saber que los trámites ante la GTU se realizan en un horario de atención de lunes a viernes de 8 de la mañana a 1 de la tarde, como además que la sede del ministerio está en la calle Este 2, entre esquinas Dr. Paúl y Salvador de León, Torre del CNU – OPSU, Planta Baja, en la avenida La Hoyada en Caracas.

Documentos de los estudios básicos, medios y diversificados

Cabe indicar que, si se graduó antes del año 2010, debe pedir en su centro de estudio, las notas certificadas en formato vigente. Esta diligencia debe ser realizada por parte del Ministerio de Educación, el cual es distinto al previamente citado, a través de las ubicaciones educativas distribuidas por el país, como representantes de este Poder Central.

Al igual que el punto anterior, todas las personas que necesitan llevar a cabo su legalización y de esta manera, cumplir con los requisitos para apostillar y validar documentos, pueden realizar el procedimiento a un número de recaudos, los cuales a continuación se mencionan: en primer lugar, se encuentra el Título de Bachiller, luego está las Certificación de Calificaciones (en formato vigente). Otros tipos de documentos son:

Certificación de Estudios del Nivel de Educación Inicial.
Constancia de Prosecución en el Nivel de Educación Inicial.
Certificado de Educación Primaria.
Constancia de Prosecución en el Nivel de Educación Primaria.
Copia Certificada del Registro del Título.

Documentos personales

No solamente se puede apostillar y validar documentos académicos, también se puede realizar el procedimiento a algunos documentos de ámbito personal. Por ejemplo, las denominas actas personales, que son aquellas que dan fe de una circunstancia, como es la defunción, matrimonio o nacimiento, entre otros, pueden ser sujetos a cumplir los requisitos para apostillar y validar documentos en Venezuela. Aun así, existen un gran número de otros documentos, como las constancias de residencia emitidas por el municipio donde se vive o las capitulaciones matrimoniales. A continuación, se mencionan cada uno de los documentos personales:

Autorizaciones de viajes de niños, niñas y adolescentes.
Carta de concubinato.
Carta rogatoria.
Inscripción de matrimonio.
Inserción en acta de nacimiento.
Invitaciones a extranjeros.
Justificativo de soltería.
Documento de aclaratoria.
Donaciones.
Fe de vida.
Copia certificada del registro del título universitario.
Reconocimiento de hijos.
Rectificación de acta de nacimiento.
Curatela.
Declaratoria de ausencia.
Declaratoria de interdicción.
Emancipación.
Expediente judicial.
Declaración de nacionalidad.
Declaración de únicos herederos universales.
Declaración de voluntad.
Declaración jurada.
Declaración sucesoral.
Poder especial.
Poder general.
Poderes de administración o disposición.
Extradición.
Fianza.
Guarda y custodia.
Indemnizaciones
Inhabilitación.
Inquisición de paternidad.
Inspecciones extrajudiciales.
Interdicción provisional.
Liquidación de comunidad conyugal.
Medida cautelar dictada por un tribunal arbitral.
Tutela.
Extinción de fideicomiso.
Fideicomiso.
Poder laboral.
Acta asamblea.
Acta constitutiva.
Certificación.
Registro mercantil.
Traducciones públicas.
Poder judicial.
Poderes penales.
Renuncia de derecho.
Renuncia de usufructo.
Reserva de usufructo.
Restablecimiento de la comunidad conyugal.
Revocatoria de curatela.
Revocatoria de tutelas.
Sentencia de divorcio.
Sentencia firme de tribunales.
Separación de bienes.
Separación de cuerpos y bienes.

Sobre el desarrollo, se puede decir que todos los recaudos antes nombrados, tienen que ser legalizados en el Registro Principal de cada estado del país, por medio del SAREN, que es el organismo competente para registrar documentos legales de diversa clase. Además, que los requisitos para legalizar son la copia de la cédula de identidad y poseer un timbre fiscal con la tasa de entidades tributarias correspondiente actualmente. Después de cumplido ese trámite se puede realizar el apostillamiento en la Cancillería.

Convenio de la Haya

Es el tratado mundial que asegura la conservación del bien común en caso de conflictos, se estableció en 1954 y se han firmado más de 38 acuerdos entre los países que forman parte del Convenio. El 5 de octubre de 1961, se firmó el convenio por medio del cual se elimina la exigencia de la legalización de los documentos públicos extranjeros. Entre las naciones firmantes que reconocen la apostilla se encuentran los siguientes:

En el continente europeo, están: Albania, Alemania, Andorra, Armenia, Austria, Azerbaiyán, Belarús, Bélgica, Bosnia-Herzegovina, Bulgaria, Chipre, Croacia, Dinamarca, Eslovenia, España, Eslovaquia, Estonia, Finlandia, Francia, Georgia, Grecia, Hungría, Irlanda, Islandia, Italia, Kazajistán, Letonia, Lituania, Luxemburgo, República de Macedonia, Malta, Moldavia, Mónaco, Montenegro, Noruega, Países Bajos, Polonia, Portugal, Reino Unido, República Checa, Rumania, Rusia, Serbia, Suecia, Suiza, Turquía y Ucrania.

En América: Argentina, Brasil, Bolivia, Chile, Colombia, Costa Rica, Ecuador, Estados Unidos, Guatemala, Honduras, México, Panamá, Paraguay, Perú, Surinam, Trinidad y Tobago, Uruguay, así como Venezuela. Por su parte, en Asia, está: China, Corea del Sur, la India, Israel y Japón. Y en África y Oceanía, tenemos países como: Australia, Marruecos, Mauricio, Nueva Zelanda, Túnez y Vanuatu. Aun así, durante las últimas décadas otras naciones se han sumado a este acuerdo internacional, sin la necesidad de ser miembros del mismo, por ejemplo:

Kósovo, Liechtenstein, San Marino, Uzbekistán, Antigua y Barbuda, Bahamas, Belice, Dominica, El Salvador, Canadá, Nicaragua, República Dominicana, Granada, Guatemala, San Cristóbal y Nieves, San Vicente y las Granadinas, Santa Lucía, Bahréin, Brunéi Darussalam, Kirguistán, Mongolia, Omán, Botsuana, Cabo Verde, Burundi, Lesoto, Liberia, Malaui, Namibia, Santo Tomé y Príncipe, Seychelles, Suazilandia y Tonga. Así como Fiyi, Islas Cook, Islas Marshall, Samoa y Niue.

Además, hay que admitir que este tratado facilita a la gente migrantes la disminución de los costos y el tiempo que se requieren para hacer trámites que permitan conseguir y legalizar documentos en el extranjero, por lo que el reconocimiento internacional en cualquiera de los países que han suscrito el referido convenio, se logra cumpliendo unos requisitos para apostillar en el país de donde se es originario.

Registro en el Sistema de Legalización y Apostilla

Según tu condición escoger las configuraciones venezolano (registro con cédula de identidad) extranjero (registro con cédula de identidad extranjera) o jurídico (registro con RIF). Después entrar nombres y apellidos y el mail. Te van a enviar un mail para activar tu registro. Luego completa el resto de tus datos básicos indispensables para estos trámites (Dirección, estado civil, número de teléfono, entre otros).

En caso de tener hijos menores de edad, puedes registrarlos con tu perfil colocando los datos solicitados. Además, si hay imposibilidad de asistir a la cita, puedes añadir a un representante legal. A continuación, se agregan los documentos que cumplan los requisitos para apostillar. Debe estar atento, dado que solicitarán datos en concordancia al tipo de trámite que desees hacer. Después de registrados los documentos, se pide la cita a la que tendrá que asistir con los recaudos.

Documentos para apostillar

El tema de documentos es muy extenso, el sistema automatizado lo clasifica en categorías y subcategorías, en la página de la Cancillería. Ahora, estos son los documentos que tienen la posibilidad de ser apostillados según su ordenación, en otras palabras, los documentos universitarios, de estudios medios, de esta forma como esos que sean categorizados como personales.

Documentos académicos de universidad

Acta de grado.
Carga académica, horaria o crediticia.
Certificación de calificaciones.
Certificación de índice o récord académico.
Certificación de institución de educación universitaria.
Certificación de lugar de promoción o puesto y rango.
Certificación de pasantía.
Rotación hospitalaria.
Récord quirúrgico.
Certificación de título.
Constancia de buena conducta.
Constancia de culminación de estudios.
Constancia de egreso.
Constancia de estudios.
Constancia de fondo negro de calificaciones o notas.
Constancia fondo negro de título.
Constancia de malla curricular, pensum, plan de estudios o plan de enseñanza.
Constancia de modalidad de estudios, modalidad de grado o régimen.
Constancia de pasantía.
Constancia de prácticas profesionales.
Constancia de programas o contenido programático.
Constancia de promedio.
Constancia de servicio comunitario.
Constancia de trabajo especial de grado.
Datos de la institución de educación universitaria.
Historial académico o situación académica.
Mención.
Tabla, conversión, equivalencia de calificaciones o notas.

Documentos de estudios básicos, medios y diversificados

Título de Bachiller.
Certificación de Calificaciones (en formato vigente).
Certificación de Estudios del Nivel de Educación Inicial.
Constancia de Prosecución en el Nivel de Educación Inicial.
Certificado de Educación Primaria.
Constancia de Prosecución en el Nivel de Educación Primaria.
Copia Certificada del Registro del Título.

Documentación tramitada por el SAIME

Certificación de Pasaporte.
Constancia de Naturalización.
Datos Filiatorios.
Movimiento Migratorio.

Documentación tramitada por medio del SAREN

Acta de defunción.
Acta de matrimonio.
Acta de nacimiento.
Autorizaciones de viajes de niños, niñas y adolescentes.
Capitulaciones matrimoniales.
Carta de concubinato.
Carta rogatoria.
Constancia de residencia.
Copia certificada del registro del título universitario.
Reconocimiento de hijos.
Rectificación de acta de nacimiento.
Curatela.
Declaratoria de ausencia.
Declaratoria de interdicción.
Emancipación.
Expediente judicial.
Extradición.
Fianza.
Guarda y custodia.
Declaración de nacionalidad.
Declaración de únicos herederos universales.
Declaración de voluntad.
Declaración jurada.
Declaración sucesoral.
Documento de aclaratoria.
Donaciones.
Fe de vida.
Inscripción de matrimonio.
Inserción en acta de nacimiento.
Invitaciones a extranjeros.
Justificativo de soltería.
Poder especial.
Poder general.
Poderes de administración o disposición.
Reserva de usufructo.
Restablecimiento de la comunidad conyugal.
Revocatoria de curatela.
Revocatoria de tutelas.
Sentencia de divorcio.
Sentencia firme de tribunales.
Separación de bienes.
Separación de cuerpos y bienes.
Tutela.
Extinción de fideicomiso.
Fideicomiso.
Poder laboral.
Acta asamblea.
Acta constitutiva.
Certificación.
Registro mercantil.
Traducciones públicas.
Indemnizaciones.
Inhabilitación.
Inquisición de paternidad.
Inspecciones extrajudiciales.
Interdicción provisional.
Liquidación de comunidad conyugal.
Medida cautelar dictada por un tribunal arbitral.
Poder judicial.
Poderes penales.
Renuncia de derecho.
Renuncia de usufructo.

Apostillamiento de los Antecedentes Penales

La realización de este trámite tomó enorme importancia entre la gente que quiere emigrar, ya que en la mayor parte de los países es fundamental presentarlo para conseguir la legalización del estatus migratorio de los de Venezuela en el exterior. Este documento es aquel, en el cual la autoridad correspondiente hace constar que la persona solicitante tiene un adecuado historial de vida sin delitos realizados.

La autoridad encargada de emitir este comprobante es el Ministerio de Relaciones Interiores, Justicia y Paz, el cual es un órgano integrante del Poder Ejecutivo venezolano, el cual tiene como funcionalidad primordial formular las políticas públicas que permitan garantizar la seguridad y el orden en resguardo de los ciudadanos en el país.

Para solicitar este soporte tienes que entrar al sitio web del Ministerio antes citado. En el renglón servicio a la ciudadanía, dar clic en Certificación para Trámites Extranjero y después en crear una cuenta. Para el registro tienes que ubicar la dirección email. El sistema te pedirá que configures unas preguntas y respuestas de seguridad.

Seguidamente recibirá en el correo una solicitud de validación de usuario. Luego de aceptado, deberá iniciar sesión con su cuenta y en el menú principal escoger la opción de iniciar solicitud, después se tendrán que llenar unos formularios de datos y al final el sistema tramitará un número de orden de trámite. Cabe mencionar, que luego esperaras un lapso de no más de 3 días, donde indicarán por correo si la solicitud fue aprobada o rechazada.

En caso de no ser aprobada, deberá iniciar el proceso de nuevo. En caso contrario, habrá cumplido con este requisito para apostillar y validar documentos, lo siguiente será imprimir el certificado de antecedentes, previa revisión de los datos señalados y luego proceder con su apostillamiento mediante la plataforma anteriormente mencionada de la Cancillería, luego de 5 días hábiles tras ser emitida. Este documento estará listo, 10 días hábiles después para su descarga en la plataforma.

Preguntas habituales sobre los requisitos para apostillar y validar documentos

Como cualquier gestión, las personas usualmente tienen distintas dudas que necesitan ser aclaradas y de esa manera, puedan realizar correctamente algún trámite. En el caso del apostillamiento y validación de los documentos, una de las preguntas que se hacen es cuánto cuesta el proceso. El proceso para cada uno de los documentos tiene un valor actual de 0,08615936 petros o su equivalencia en bolívares.

Otra pregunta que se realizan las personas es si es necesario llevar a cabo este trámite. La respuesta es afirmativa, es necesario, ya que con este proceso se valida los documentos cumpliendo las exigencias internacionales establecidas según la Convención de La Haya. Por otro lado, también está la duda de cuántos documentos se pueden tramitar y la respuesta es, que no hay un límite, se pueden apostillar el número de documentos que desee en la Cancillería.

Gracias a las nuevas tecnologías, muchos se preguntan si en el país existe la apostilla digital, lo cual es cierto. Otras dudas serían, qué sucede en caso de perder la primera cita, en este caso se tendrá que solicitar una nueva, o en cuántos países aceptan los documentos apostillados y la respuesta es que son más de 150 naciones del mundo. Por último y no menos importante, es cuánto tiempo tarda el proceso, dependiendo del número de documentos a tramitar pueden ser 15 a 30 días hábiles.

Si le gustó este artículo sobre los Requisitos para Apostillar y Validar Documentos, le invitamos a leer otros artículos que contienen temas de interés en los siguientes enlaces:

(Visited 202 times, 1 visits today)