En Venezuela el Ministerio del Poder Popular para la Educación dispone en su página oficial de un sistema para que sus trabajadores lo puedan descargar fácilmente y cuándo así lo requieran sus diferentes documentos a través del enlace denominado Autogestión RRHH, para conocer más, sobre esta excelente opción de trámite en línea, te invitamos a leer este artículo.
¿Qué es la Autogestión RRHH?
Es un sistema en línea mediante el cual todas las categorías de trabajadores del Ministerio del Poder Popular para la Educación (MPPE), que comprende a los educadores, personal administrativo, obrero y contratados; además, del personal que se encuentra jubilado o pensionado, pueden gestionar la obtención de sus recibos de pagos, cartas de trabajo electrónica, comprobante ARC, entre otros.
El Ministerio es el órgano encargado de definir e implementar los lineamientos de política en materia de educación en el país, en los diferentes niveles, es decir, educación inicial, educación primaria, educación media general y educación especial. En Venezuela la educación se imparte a través de instituciones públicas y privadas, correspondiéndole al MPPE pagar la nómina de los recursos humanos pertenecientes al sector educativo público nacional.
Mientras que, las gobernaciones y alcaldías cubren los gastos del personal de sus entes a nivel regional, y en el caso particular de las instituciones educativas privadas el pago de las remuneraciones la asumen sus empleadores. Vale destacar, que lo correspondiente al nivel universitario lo rige el Ministerio encargado de la educación superior. En este artículo explicamos todo lo relacionado con uno de los elementos de la plataforma digital del MPPE.
Desde hace algunos años el MPPE ha contemplado entre los múltiples servicios que ofrece a su plantilla laboral, la posibilidad de tener disponibles algunos de sus documentos con solo ingresar a su portal por internet conocido como Autogestión RRHH, lo cual se ha constituido en una herramienta de fácil acceso para generar en formato PDF la información necesaria para un mejor seguimiento, mediante sus opciones: Nuevo Usuario, Usuario Certificado y Verificación de Constancias.
En tal sentido, la administración pública en el país, ha desarrollado y puesto en práctica los mecanismos más expeditos para asegurar la Autogestión de sus usuarios, que en el contexto organizacional significa la gestión autónoma de diversos trámites con el uso de la tecnología a través de portales oficiales.
Por tal motivo, la estructura ministerial y en especial el despacho de educación utiliza un sistema de internet mediante el cual se puede ingresar con una computadora o distintos dispositivos móviles, para que sus integrantes puedan ejecutar algunas funciones que les beneficie en el aspecto administrativo, de allí la importancia de dar a conocer la información relacionada con la Autogestión RRHH.
¿Cómo registrarse en Autogestión RRHH?
Cuando un trabajador del Ministerio por primera vez se va a registrar en la plataforma en línea de Autogestión RRHH, solo deberá ingresar a la dirección autogestionrrhh.me.gob.ve, y pulsar donde dice Nuevo Usuario, luego tendrá que colocar el número de la cédula de identidad, los últimos 4 dígitos de la cuenta bancaria donde el ministerio deposita sus remuneraciones, los 4 dígitos de su año de nacimiento y una dirección de correo electrónico preferiblemente que sea Gmail.
Posteriormente, se debe dar clic al botón que dice Aceptar e inmediatamente el sistema validará estos cuatro datos y le enviará a su correo un mensaje con un “Código de certificación” y habrá completado su registro como nuevo usuario. A partir de entonces cada vez que quiera consultar algún documento de su interés, deberá hacerlo mediante la opción de Usuario Certificado y deberás recordar o tener anotado el referido código o clave de certificación.
Al hacer clic sobre esa opción, el sistema te pedirá que ingreses el número del documento de identidad y el respectivo código de certificación, después tendrás que presionar el botón aceptar, Entonces al activar el ingreso a la plataforma como Usuario Certificado, visualizarás una pantalla con los campos de datos para indicar además la fecha de nacimiento y la cuenta bancaria, recuerda que son los últimos 4 dígitos cómo cuando te registrarte inicialmente.
Si por alguna circunstancia llegas a olvidar el código de certificación no se preocupe, en la parte izquierda de la pantalla puede encontrar un link de recuperación y deberá seguir un procedimiento sencillo de suministro de algunos datos para que te envíen nuevamente por correo tu clave de ingreso, recuerda revisar la bandeja de correo no deseado si no lo ve en la bandeja de entrada. Después tendrás acceso a los documentos que te permitirá descargar el sistema como a continuación te explicamos.
Documentos autogestionados en el portal del MPPE
Como parte de las medidas para mantener informado a los trabajadores del sector educativo público, para simplificar y agilizar los trámites administrativos de mayor volumen de solicitudes, la modalidad de autogestión RRHH del MPPE, contribuye enormemente para que todo el personal de las diferentes instituciones nacionales no tenga que trasladarse a la sede del Ministerio ni a las diferentes zonas educativas del país, lo que se traduce en menores costos y tiempo de espera.
Por lo que, si deseas hacer una solicitud para obtener de inmediato algunos de los documentos automatizados, te explicamos a continuación todo lo que debes conocer al respeto sobre las cartas de trabajo, los recibos de pagos salariales y la relación de las remuneraciones percibida anualmente, para realizar en caso que corresponda con las declaraciones y pagos de impuestos sobre la renta.
Carta de trabajo
El sistema emite una constancia de trabajo con los datos que especifican la relación laboral con este órgano público, debidamente firmada y sellada electrónicamente por la autoridad con competencia para su emisión, Este documento es plenamente válido y aceptado por cualquier instancia que lo requiera como recaudo para cualquier trámite posterior que necesite realizar el trabajador.
Realizando solo 3 pasos sencillos puedes tener la constancia de trabajo, el primer paso es buscar en la plataforma oficial del Despacho de educación el módulo de Autogestión RRHH y seleccionar la opción que referida a Usuario certificado. El segundo paso consiste en completar los datos de identificación, la cuenta nómina y el año de nacimiento, los cuales son requeridos por el sistema para poder iniciar la sesión vía online una vez que se le da clic en Aceptar.
En un tercer paso el usuario debe hacer clic en la opción Constancia en el panel izquierdo de la pantalla, y te aparecerán otras dos opciones para seleccionar si eres personal activo, jubilado o pensionado. En seguida el sistema previsualizará el documento solicitado suscrito por el director general de la oficina de recursos humanos, indicando los nombres y apellidos completos, cédula de identidad, la condición laboral si es personal activo, contratado, pensionado o jubilado.
Así como su código nómina, fecha de ingreso al organismo o de egreso en caso de los jubilados, los conceptos salariales, denominación y código de la dependencia, código de certificación y el tiempo de vigencia de la misma. Es recomendable revisar que todos los datos estén correctos y luego presionar el botón Descargar Constancia en formato PDF, la cual puedes guardar en tus archivos e imprimirla para presentarla a las instancias que la requieran para las tramitaciones que necesites.
Por otra parte, es importante señalar que a través de este portal digital también se puede confirmar la autenticidad de este tipo de documentación emitida por el ministerio a favor de su personal, para lo cual existe la opción de Verificación de Constancias. Una vez que se ingresa se debe colocar el código de certificación alfanumérico que se asignó cuando se descargó la constancia de trabajo y que aparece en la parte inferior de la misma.
Recibo de pago
Los talones de pago o bauche del ministerio como también se les conoce, son los comprobantes que reflejan la información de los sueldos, salarios, remuneraciones al personal contratado, pensiones o jubilaciones que devengan los trabajadores del MPPE, así como todos los demás conceptos que reciben como son las primas, bonificaciones por vacaciones, complementos de alimentación, aguinaldos, entre otros.
Además, se muestran las deducciones obligatorias por ley como los aportes a los entes de la seguridad social (IVSS, FAOV e IPASME) y demás compromisos de pagos contraídos por el trabajador, para registrar el ingreso neto abonado a la cuenta nómina del trabajador según corresponda en el período del recibo de pago solicitado.
Cada vez que necesites tus recibos de pagos para conocer el desglose de tu sueldo, salario, pensión o jubilación, tendrás que ingresar al sistema de Autogestión RRHH online y activarlo donde dice Usuario Certificado. Después, aparecerá otra pantalla con un recuadro izquierdo con las opciones de formatos que facilita el sitio web a sus usuarios y deberás hacer clic en Recibo de Pago.
Alcanzada esta fase el trabajador podrá escoger el recibo que requiere especificando el tipo de pago, año, mes y la quincena que desea consultar, luego deberá pulsar sobre Generar recibo de Pago, ya con este sencillo y rápido proceso la plataforma mostrará el comprobante en formato PDF, para que pueda descargarlo, guardarlo e imprimirlo cuantas veces decidas.
Comprobante ARC
También puedes ingresar a la página web del ministerio para que a través de la autogestión RRHH puedas generar tu relación anual de ingresos y retenciones, el cual es un documento que refleja los montos devengados y retenidos para efectos del Impuesto sobre la Renta (ISLR), obtenidos durante los doce meses del año anterior, con los respetivos datos personales del trabajador, el agente de retención y el funcionario del ministerio responsable de su emisión.
El procedimiento para consultarlo se realiza también con el Usuario Certificado, pero esta vez, seleccionando sobre Comprobante ARC, para que se presente la planilla con la información señalada anteriormente, la cual está disponible en el primer trimestre del año luego del cierre del ejercicio económico financiero anterior, tanto para el personal fijo, contratado, pensionado o jubilado.
Recomendaciones para autogestionar con éxito los trámites en el sistema en línea
Actualmente, cualquier trabajador activo o pasivo dependiente del Ministerio del Poder Popular de Educación puede registrarse y hacer uso del sistema de autogestión que se creó para asistirlo en sus trámites en línea, pero es necesario tener en cuenta las siguientes recomendaciones para agilizar y lograr tener los documentos explicados anteriormente.
Cuando no se recibe de inmediato el correo de notificación del código de validación después de solicitarlo, debe revisar la bandeja de correo no deseado o spam, pero si demora más de 24 horas sin recibirlo puedes requerir que sea reenviado nuevamente. Una vez, obtenido el código de certificación, le servirá como contraseña de ingreso al sistema.
Si por alguna circunstancia ha olvidado el código de certificación no se preocupe, en la parte izquierda de la pantalla puede encontrar un link de recuperación y deberá seguir un procedimiento sencillo, ya que el sistema solo te solicitará algunos datos y te enviará nuevamente un correo con tu código de certificación. Si tarda un poco en recibirlo recuerda revisar la bandeja de correo no deseado si no lo ve en la bandeja de entrada.
Puede modificar tu correo electrónico vinculado a tu registro en la plataforma. Si ya tienes el código o clave de certificación e ingresó al sistema de autogestión del MPPE puedes cambiar tu correo si lo crees pertinente por cualquier motivo, es decir, porque lo ha cerrado, no logras acceder o simplemente creaste otro.
Para esto debes hacer lo siguiente: Ingresar con la cédula y contraseña, luego el sistema te permitirá seleccionar la opción cambiar dirección de correo electrónico siguiendo las instrucciones hasta conseguirlo, pero recuerda cumplir con el requerimiento de que la nueva dirección debe ser Gmail. Cualquier verificación de la veracidad de una constancia laboral emitida electrónicamente por el sistema, se deber realizar a través del módulo de Certificación de constancias y nunca telefónicamente o cualquier otro medio.
El sistema posee elementos de seguridad que le permiten al ministerio manejar la plataforma digital con el mayor resguardo y garantía de veracidad de la información que suministra al interesado que autogestiona algunos de sus servicios vía online. Uno es el código de certificación ya mencionado en el presente artículo, y que funciona como un medio de seguridad en el momento que el usuario se registra por primera vez y queda indicado en el correo personal de cada trabajador afiliado.
Otro elemento es el código QR, que comprende una barra bidimensional que contiene un código que se utiliza para almacenar los datos personales correspondientes a un usuario en particular. La codificación se encuentra al final de los certificados emitidos por la plataforma de autogestión de RRHH del portal oficial MPPE.
Esto permite un alto nivel de seguridad, al respecto vale destacar que este tipo de código se utiliza actualmente en muchos documentos, aplicaciones o para realizar pagos, ya que la información contenida puede ser leída inmediatamente por un teléfono móvil u otro dispositivo que posea dicha aplicación.
Como todo buen usuario de cualquier sistema, se deben tomar medidas de seguridad para evitar que algún documento sea falsificado o ser víctima de extorsión o daño, esto implica no proporcionar a terceros los datos de inicio de sesión y contraseña de la plataforma de autogestión de RRHH, y por supuesto no dar información de acceso a su correo electrónico. Además, procure conectarse en lo posible desde una computadora personal.
En caso de que el sistema muestre el error «No está registrado como miembro del personal del Ministerio del Poder Popular para la Educación», intente probar, más tarde, ya que se trata de un impedimento del sistema debido al mantenimiento de la base de datos que, una vez completado, podrá acceder con normalidad para volver a disfrutar de las ventajas de esta herramienta informática.
Si por alguna razón no logras obtener algunos de los documentos que te permite autogestionar el sistema, y ya lo has intentado varias veces, bien porque el recibo que estás buscando no se encuentra disponible entre las opciones y presentas problemas para acceder a la constancia de trabajo o la planilla ARC, debido a posibles errores atribuidos a la herramienta digital, tendrás que dirigirte a la zona educativa que te corresponde para que los solicites personalmente.
Al respecto, es importante señalar que las zonas educativas son instancias del Ministerio del Poder Popular para la Educación, encargadas de la supervisión y evaluación de la política educativa en el ámbito territorial donde se localicen. Además, coordina los diferentes proyectos del MPPE en los distintos planteles educativos, para lo cual administra los recursos humanos y financieros para lograr los propósitos que a nivel educativo se establecen anualmente.
Información de contacto para la Autogestión RRHH
Para comunicarse para aclarar otros asuntos o hacer un reclamo, puede dirigirse al edificio de la sede del Ministerio del Poder Popular para la Educación, ubicado en Caracas, en la esquina de Salas a Caja de Agua, en la Parroquia Altagracia. También puede llamar a su línea de servicio al cliente (0212) 5964111 durante el horario de oficina.
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